GDPR
foto GDPR na dveře Teams-PR plán
Jak získat souhlas s focením lidí na akcích?
Řekněte proč fotografie potřebujete, jak to podpoří vaše podnikání, kde a jak budou použity. Mnoho lidí na vaši akci přichází, protože je oslovila vaše práce, a rádi vám pomohou. Jasným vysvětlením také rozptýlíte jejich obavy ze zneužití fotografií.
Vysvětlete jim, že chcete zachytit atmosféru akce, a že rozhodně nebudete zveřejňovat nevhodné fotografie, například ty, na kterých jsou zachyceni v nepříjemných situacích, jako je kýchání nebo nechtěná grimasa.
Focení s jednotlivými figuranty
Když potřebujete fotografie pro své podnikání, často hledáte vhodné lidi, kteří na fotografiích zastoupí vaše klienty.
Komunikujte jasně: Předem jim řekněte, kde a jak fotky použijete. I to jestli jim na nich bude vidět do obličeje. Hlavně jim umožněte nesouhlasit. Většina lidí vás chce potěšit a focení vám odsouhlasí v dojmu, že o nic nejde, ale pak při focení vyplyne najevo, že se vlastně fotit nechtějí, že nechtějí, aby byly jejich fotografie někde zveřejněny.
Dohoda písemně. Proč? Souhlas je kdykoliv odvolatelný, takže když by se později rozhodly, že s použitím nesouhlasí, budete muset jejich fotografie na kterých jsou stáhnout a přestat používat. Především u tištěných materiálů to může být pořádný finanční zásah. Dohodou navíc jasně stanovíte na čem jste se dohodli.
Zvolte profesionály: Pokud máte rozpočet, najměte profesionální modely. Ti mají s focením zkušenosti a obvykle podepisují smlouvy, které kryjí všechny strany.
Řekněme, že organizujete konferenci, workshop nebo jinou akci. Jak se postarat o to, aby vás nikdo nenaháněl kvůli nevhodné fotce?
Fotografie z akcí
Dejte lidem vědět, že:
- se na akci bude fotit,
- kde budete nafocené fotografie používat,
- za jakým účelem
- a ideálně i po jak dlouhou dobu.
To můžete udělat na webu, v pozvánce, během registrace nebo cedulí u vstupu.
Například:
”Na této akci pořizujeme fotografie. Pokud nechcete být na snímcích, informujte (koho, kde, jak).“
„Fotografie z této akce mohou být použity pro propagaci budoucích akcí. Svůj souhlas s tímto použitím můžete odmítnout vyplněním tohoto formuláře. (Přiložte formulář nebo odkaz na něj, který účastník může vyplnit a odevzdat.)”
"Účastí na této akci souhlasíte s pořizováním a zveřejňováním fotografií, na kterých můžete být zachyceni. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat písemně na e-mail: ….."
Jaké informace dát účastníkům o focení na akci?
Stačí oprávněný zájem, nebo raději zvolit souhlas
- Oprávněný zájem: Použijte u větší akce, kde je focení očekávatelné a není příliš invazivní (např. konference se 100 lidmi). Ale pozor, fotky nesmíte použít na nic, co už lidem nemusí být příjemné (např. bilboard, reklama v časopise,..).
- Souhlas: Ideální pro menší akce (např. workshop s 20 lidmi). Získat ho můžete i předem, třeba v rámci registrace.
Foceno brand fotografkou Danou Ostrovskou.
Umožněte odmítnutí
Dejte lidem možnost vyjádřit, že nechtějí být foceni.
U malých akcí je to snadné – stačí informovat fotografa, nebo dané fotky po dodání jednoduše smazat. U větší akcí můžete použít náramky nebo odznáček, zkrátka něco co umožní snadné rozpoznání.
Nicméně vždy mějte jasně formulovaná pravidla, která účastníkům předem sdělíte.
Jak chránit návštěvníky na fotografiích?
Nejde jen o legislativu.
I když máte souhlas s použitím fotografií, mějte na paměti, že fotografie by neměla nikoho urazit nebo poškodit jeho dobré jméno.
Představte si, že pořádáte workshop pro lidi, kteří se vyrovnávají s psychickým vyčerpáním nebo jsou oběti domácího násilí. V těchto případech je naprosto klíčové nejen respektovat soukromí účastníků, ale i získat jejich jasné „ano“ na jakékoliv použití jejich fotografií. Nejen pro samotné focení, ale také přesný účel, jak a kde budou fotky použity. Bez výslovného souhlasu by vám mohlo zveřejnění fotografií poškodit důvěru účastníků a přinést právní komplikace.
Anonymizujte citlivé údaje. Pokud fotky potřebujete zveřejnit, neukazujte cokoli, co pomůže identifikovat danou osobu. Použijte rozostření, pixelování, překrytí třeba abstraktním vzorem.
A pozor na děti: Zveřejnit jejich fotografie můžete, pouze když máte souhlas zákonných zástupců!
Jak se vyhnout právním problémům při focení akcí?
- Zaznamenávejte souhlasy: Ať už na papíru, e-mailem nebo prostřednictví formuláře, a mějte souhlasy uložené.
- Prostudujte si a dodržte zásady GDPR (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
- Proberte to s právníkem, je lepší investovat do konzultace než čelit pokutě, především pokud si nejste jistí, jak ve vašem případě správně formulovat souhlas nebo jaké další kroky je třeba podniknout (hledejte právníka specializovaného na ochranu osobních údajů.)
- Zvažte pojištění odpovědnosti pro případ právních sporů. (V případě úspěšné žaloby může být pořadatel povinen zaplatit odškodné.)
Buďte transparentní a profesionální
Snímky, které by mohly být kontroverzní nebo nevhodné, vůbec nezveřejňujte.
Pokud vás někdo osloví s tím, že chce fotografii odstranit, reagujte co nejrychleji. Nezpochybňujte jeho přání, místo toho se omluvte a ihned zahajte kroky k odstranění snímku.
Pokud se budete držet právních i etických zásad, vyhnete se zbytečným problémům.
Vyberte tu správnou „povolenku”
Pokud vám ďábel pokušitel našeptává, že jde o příliš povyku pro nic a obíhat účastníky s papíry se vám (pochopitelně) nechce, zkusím vás nasměrovat.
Mít oprávnění k focení totiž nebývá tak složité a pro každého profíka by to měla být samozřejmost.
Podle typu akce a množství lidí máte dvě cesty, kterými se vydat. Focení můžete opřít buď o souhlas, nebo tzv. oprávněný zájem.
Souhlas s focením
Mít souhlas s focením je (právně) ideální scénář. Lidem necháváte soukromí pevně v jejich rukách.
Myslete ale na to, že souhlas je potřeba získat individuálně, a tak po souhlasu sahejte, pokud:
👉🏼 jde o menší akci (např. komorní školení)
👉🏼 je tedy v lidské moci vybrat od každého účastníka „ano, to je v pohodě” zvlášť.
Tip: jak získat souhlas v praxi
Souhlas nemusí být nutně jen „papír”. Může to být i chování, ze kterého souhlas účastníka plyne. Například jeho úsměv, selfíčko či podobná póza do vašeho objektivu.
Fotíte reklamní kampaň? Souhlasy stranou. Jdou vzít kdykoliv zpět. Vybavte se smlouvou s modely, ať nečelíte zbytečnému tlaku na stažení nákladné kampaně. Smlouva totiž na rozdíl od souhlasu není snadno odvolatelná, a vy tak můžete mít klidnější spaní.
Oprávněný zájem
U větších akcí není v lidských silách souhlasy vybrat a rozlišit, koho jde a nejde fotit. Právě proto je tady oprávněný zájem.
O tuhle povolenku se opřete, pokud
👉🏼 jde o větší akce (např. větší marketingové konference, sportovní klání, kulturní události, dny otevřených dveří)
👉🏼 focení je očekávatelné, následné použití fotek obvyklé a není příliš invazivní do soukromí účastníků.
Dejme si pár příkladů:
✅ focení konference pro marketéry v počtu 100 lidí, fotky hodím na sítě
❌ focení přednášky pro oběti domácího násilí, fotky hodím na sítě
❌ konference pro HRisty, fotky hodím na sítě (to oprávněný zájem unese), ale potom je chci využít i do banneru na další akci
Zvláštní pozor si dejte na focení „citlivějších” akcí, např. konferencí nebo veletrhů s intimní tematikou. Tam se o oprávněný zájem raději neopírejte. Nejen že byste spadli, ale náraz by mohl bolet vaši pověst i peněženku.
A jak v praxi na oprávněný zájem?
- Zvažte, zda je focení pro návštěvníky očekávatelné. Nezasahujte nepřiměřeně do jejich soukromí.
- Dejte jim vědět, že fotíte! Na stránkách akce (v zásadách zpracování osobních údajů) a stejně tak při vstupu na akci samotnou („Na akci fotíme. Více informací najdete na /…/ Pokud na fotkách být nechcete, řekněte nám, zařídíme to.”)
- Dejte jim možnost říct „nechci”. Tedy jednoduše požádat organizátora nebo fotografa, aby se jim se svým objektivem vyhnul.
- Fotky před publikací projděte. Kýchací, mrkací a erotické snímky vyřaďte.
- Na sítích účastníky (bez jejich souhlasu) raději neoznačujte.
Ceduli „Vstupem do místnosti souhlasíte s pořizováním fotografií” si na dveře dát můžete, nemá ale žádnou právní relevanci. Vstupem do místnosti souhlasím jen s tím, že v té místnosti budu.
Komu se nelení, tomu se zelení
Za to, že den poté budete bez prosecco-kocoviny ruku do ohně nedám. Probudit se s tou právní by ale byla zbytečná škoda. Tak ať se akce vydaří!
POV: Váš rozpočet potom, co zveřejníte fotku bez povolenky na sociálních sítích:
